Erfahrene Mitarbeitende gehen.
Sie möchten wissen, welche Kenntnisse nur einzelne Personen haben und was vor deren Ausscheiden festgehalten werden sollte.
Service Knowledge Audit
Wo steht Ihr
Servicewissen?
Bevor Sie Wissen aufbereiten oder eine neue Anwendung einführen, lohnt sich ein genauer Blick auf das, was schon da ist.
Wir sichten Ihre vorhandenen Unterlagen, sprechen mit den Menschen, die damit arbeiten, und zeigen Ihnen, wo wichtige Angaben fehlen. Anschließend empfehlen wir einen überschaubaren Bereich für ein Pilotprojekt.
Service Knowledge Audit anfragenDie Anfrage ist unverbindlich und löst keine kostenpflichtige Bestellung aus.
Wann sich eine
Bestandsaufnahme lohnt.
Das Audit richtet sich an Unternehmen mit eigenem Service oder technischem Support. Besonders hilfreich ist es, wenn Unterlagen und Erfahrung zwar vorhanden sind, das Team aber nur schwer darauf zugreifen kann.
Ihr Team sucht dieselben Informationen immer wieder.
Berichte, Anleitungen und Tickets liegen an verschiedenen Stellen. Es ist unklar, welche Quelle aktuell ist oder für welche Produktversion sie gilt.
Sie wollen mit einer Wissensbasis beginnen.
Bevor Sie Inhalte aufbereiten oder eine technische Lösung auswählen, brauchen Sie einen realistischen Überblick und einen sinnvollen Einstieg.
Was wir uns ansehen
Welche Quellen
wir einbeziehen.
Wir betrachten eine vereinbarte Auswahl aus einem Servicebereich oder einer Produktfamilie. Eine vollständige Prüfung aller Unternehmensunterlagen ist damit nicht verbunden.
Vorhandene Quellen
Zum Beispiel Serviceberichte, Arbeits- und Serviceanweisungen, Wartungsunterlagen, Handbücher sowie ausgewählte Tickets oder interne Notizen. Auch Ablagestruktur, Dokumentstände und Zuständigkeiten sind relevant.
Wissen aus dem Arbeitsalltag
Ihre Servicetechniker, Supportmitarbeitenden oder Dokumentationsverantwortlichen erklären, welche Informationen sie tatsächlich nutzen, welche Rückfragen häufig kommen und wer die fehlenden Hintergründe kennt.
Lücken und ein geeigneter Einstieg
Wir gleichen typische Servicefragen mit den vorhandenen Quellen ab: Ist die Antwort auffindbar? Passt sie zur Anlage? Ist sie dokumentiert oder nur einer Person bekannt? Für den Pilotvorschlag berücksichtigen wir den Bedarf im Service, verfügbare Quellen und erreichbare Fachleute.
Was das Audit umfasst.
Sie erhalten eine Bestandsaufnahme und eine Empfehlung für das weitere Vorgehen. Die Ausarbeitung einzelner Servicefälle und die Umsetzung einer Wissensdatenbank gehören zum möglichen Folgeprojekt.
Einmaliger Festpreis für den folgenden Leistungsumfang
Das Service Knowledge Audit kostet 1.990 € netto. Der Festpreis umfasst die folgende Bestandsaufnahme. Den konkreten Servicebereich und die Auswahl der Unterlagen halten wir vor der Beauftragung gemeinsam fest.
- Betrachteter Bereich
- Ein Servicebereich oder eine Produktfamilie mit einer gemeinsam festgelegten Fragestellung.
- Auswahl der Unterlagen
- Bis zu 20 digital lesbare Unterlagen mit insgesamt höchstens 200 Seiten. Tickets oder Datenexporte betrachten wir als abgegrenzte, lesbare Auszüge innerhalb dieser Mengenbegrenzung.
- Gespräche
- Ein Auftaktgespräch bis 30 Minuten und bis zu zwei Gespräche von jeweils 60 Minuten mit insgesamt höchstens zwei Wissensträgern. Die Termine finden remote statt.
- Auswertung und Übergabe
- Ein kompakter Ergebnisbericht mit Quellenübersicht, erkannten Wissenslücken und einer Empfehlung für ein begrenztes Pilotprojekt.
- Ergebnisbesprechung
- Ein gemeinsamer Remote-Termin bis 60 Minuten, um Befunde, Prioritäten und den möglichen nächsten Schritt durchzugehen.
Was nicht zum Audit gehört
Die inhaltliche Ausarbeitung von Servicefällen, das Erstellen vollständiger Anleitungen und die Umsetzung oder Befüllung einer Wissensdatenbank sind nicht enthalten. Auch die Einführung eines KI-Assistenten gehört nicht zum Audit.
Wenn Ihr Bedarf über den bestätigten Umfang hinausgeht, wird eine Erweiterung vorab gesondert angeboten. Ein Pilotprojekt ist weder im Auditpreis enthalten noch automatisch beauftragt.
So läuft das Audit ab.
Wir vereinbaren den Rahmen, bevor Sie Unterlagen bereitstellen. Die Ergebnisse besprechen wir so, dass Sie anschließend entscheiden können, ob und wie Sie weitermachen möchten.
Erstkontakt und Rahmen klären
Sie beschreiben kurz Ihre Situation. Wir klären, ob das Audit zu Ihrer Aufgabe passt, stimmen den begrenzten Umfang ab und halten ihn im Angebot fest. Erst Ihre gesonderte Beauftragung startet das kostenpflichtige Audit.
Unterlagen und Ansprechpartner auswählen
Gemeinsam legen wir fest, welche Quellen betrachtet werden und wer fachlich Auskunft geben kann. Zugriffsrechte, Vertraulichkeit und der Übermittlungsweg werden vorab abgestimmt.
Bestand aufnehmen und Lücken einordnen
Wir sichten die Auswahl und besprechen typische Servicefragen mit Ihren Fachleuten. Dabei halten wir fest, was bereits dokumentiert ist, was fehlt und welches Wissen an einzelnen Personen hängt.
Ergebnisse und Pilotvorschlag besprechen
Sie erhalten den Ergebnisbericht. Wir erläutern die wichtigsten Befunde und begründen, welcher Bereich sich als begrenztes Pilotprojekt eignet. Sie entscheiden anschließend über das weitere Vorgehen.
Was wir von
Ihnen brauchen.
Eine aufgeräumte Wissensdatenbank ist keine Voraussetzung. Wichtig ist, dass wir eine aussagekräftige Auswahl ansehen und mit den zuständigen Fachleuten sprechen können.
- Einen Ansprechpartner für Auswahl und Terminabstimmung.
- Eine kurze Beschreibung des Servicebereichs und typischer Fragen.
- Die vereinbarte Auswahl vorhandener Unterlagen nach Abstimmung der Vertraulichkeit.
- Zeit der ausgewählten Wissensträger für die Gespräche und die Ergebnisbesprechung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert das Audit?
Den Zeitplan stimmen wir vor der Beauftragung ab. Er hängt davon ab, wann die ausgewählten Unterlagen vorliegen und Ihre Fachleute für die Gespräche verfügbar sind.
Müssen wir unsere Unterlagen vorher überarbeiten?
Nein. Wir betrachten den vorhandenen Stand. Sie wählen mit uns geeignete, digital lesbare Unterlagen aus und benennen Ansprechpartner, die deren Verwendung im Service erklären können.
Wie werden vertrauliche Informationen behandelt?
Im Erstkontakt genügt eine allgemeine Beschreibung ohne vertrauliche Unterlagen oder personenbezogene Kundendaten. Vor der Bestandsaufnahme stimmen wir Vertraulichkeit, erforderliche Zugriffe und den Übermittlungsweg ab.
Was ist für 1.990 € netto enthalten?
Der einmalige Festpreis gehört zum Service Knowledge Audit: Bestandsaufnahme im vereinbarten Bereich, Gespräche mit den ausgewählten Wissensträgern, Ergebnisbericht und Ergebnisbesprechung. Die Mengen- und Termingrenzen finden Sie oben im Leistungsumfang.
Werden im Audit bereits Servicefälle ausgearbeitet?
Nein. Vorhandene Fälle helfen uns, Fragen und Lücken zu erkennen. Ihre vollständige Ausarbeitung oder Überführung in eine Wissensdatenbank ist nicht Bestandteil des Audits.
Müssen wir danach ein Pilotprojekt beauftragen?
Nein. Das Audit steht für sich. Ein mögliches Pilotprojekt wird hinsichtlich Umfang und Preis separat angeboten und nur nach Ihrer ausdrücklichen Beauftragung umgesetzt.
Unverbindlicher Erstkontakt
Beschreiben Sie kurz,
worum es geht.
Geht ein erfahrener Kollege bald in Rente? Fehlen bei wiederkehrenden Störungen wichtige Angaben? Oder möchten Sie zunächst wissen, welche Unterlagen sich für eine Wissensbasis eignen?
Ein paar Sätze reichen. Bitte senden Sie keine vertraulichen Unterlagen, Zugangsdaten oder personenbezogenen Kundendaten.
Ihre Anfrage löst keine kostenpflichtige Bestellung aus. Das Audit wird erst mit einer gesonderten Beauftragung verbindlich.
Audit per E-Mail anfragenDas Kontaktformular ist derzeit noch nicht verfügbar.
Bitte senden Sie Ihre Anfrage per E-Mail an hallo@dok-base.com. Über dieses Formular werden derzeit keine Angaben versendet.